【分享】如何提升自己的工作效率,打造最高生產力工作法


感謝天下雜誌邀約,身為斜槓青年的我最需要有效率的工作,時間管理與能力的提升外,有效率產出必須搭配輔助工具讓我們快速消化反覆的工作,一天只有 24小時,工作時間只有8小時,睡覺 7~8小時,我們要安排學習、運動,掌握時間和搭配高效率的做事思維好像變成人生的必修課 !

我整理書中的重點核心

提高效率在於專注事情,快速的完成,同時善用科技達到最高生產力,善用時間管理,分工與解決拖延症,拒絕沒有意義的會議,重新思考自己的工作流程與知道時間就是金錢的重要性,我覺得這本書最大的優點在於他把工具都整理出來了,蠻適合新鮮人還有對於自我管理雜亂無章的人去看這本書籍,假如你是新創公司,那麼,時間與新科技的結合,你們可以去研究一下,因為書中提出蠻多不錯的工具與解決工作的方式。

專注的重要性

《最高生產力工作法》書提到「最有生產力的人是特定時刻100%專注手上工作的人」,讓我回想到,我之前是不太會分事件的優先處理,因此誰找我或者有信件我會立刻處理,但其實因該分批次處理手上的事情,只要專注的做完一件事情,注意力會非常集中,同時完成的效能會非常的快速,蠻多藝術家在工作的時候,會把手機關機,把自己關在小房間,專心的作畫,至少我朋友媽媽是這樣啦,因為她說這樣才能專心的作畫,並且可以產生心流狀態,因此每天都有雜事會干擾我們無法專心工作的時候,我們可以排定完成時間處理,譬如:雜事的事情花半小時或一小時,包含回FB或LINE重要訊息、回郵件、製作報價單、製作合約、確認款項、洗衣服打掃等等,可以零碎的時間,蒐集好題材或者是打好草稿,確認發文時間100%的專心把在瑣碎紀錄的資料整理,變成一篇文章。

如何消除干擾思緒的方式,就是把腦中想到的東西先記錄下來,同時可以整理好環境,因為環境會影響工作的思緒,同時會帶給我們工作的動力,這就是為什麼矽谷那些大公司會打造一個輕鬆工作的環境,這本書也有提到如何用冥想培養專注力,蠻多成功人士都會冥想,冥想讓我們專注和放鬆之外,可以提升我們腦袋的肌肉,推薦大家去看一下《冥想正念指南| Netflix》,可以讓你知道冥想的好處,同時解決提升自我的正面能量。

提高工作的方式

我這邊舉例一些書中提到的提高工作效率的方式…但不是全部只是部分而已

  • 練打字,自己打字的速度快一點,可以減少不少時間。
  • 可以重新思考自己的工作流程,重複的部分建立捷徑或自動化處理。
  • 開會內容先擬定好方向,不做無效開會。
  • 設定罐頭範本,我是看完書後,有建立自己的信件範本。
  • 提示記憶力的方式(打造記憶宮殿)。
  • 提升閱讀數度(不發生輔助和加快瀏覽速度,可以聽有聲書)。
  • 語音系統數字記憶法。
  • 善用快捷鍵並熟悉平台。
  • 設定子任務完成工作任務,必且要截至日期,讓自己有高效率完成。
  • 善用82法則20%的努力80%成果,等於有策略性的去執行與開發。
  • 使用語法翻譯機,幫你確認英文文法是否正確的工具。
  • 手機必安裝的思考輸入法。
  • 語音系統的使用方式,減少打字時間。
  • 利用虛擬助理安排會議,但我個人覺得這套系統國外比較多人會使用…
  • 郵件追蹤與管理工具,還有寫信的小技巧。

注重時間,聚焦目標

每天分秒必爭的安排工作,東西一多就亂了,甚至自己會犯了拖延症的毛病,書中有提到拖延症的處理的方式,其實看不少時間專案的書籍,拖延症大部分是內在在逃避所引起的拖延症,我之前看《時間管理的30道難題》作者電腦玩物站長Esor,那本書的做法是詢問內在找出拖延原因,如:假如如果這麼做會不會改變拖延?,不過《最高生產力工作法》書是用因果導向的方式激勵自己往前進,如:如果沒有提前買聖誕禮物,那麼當天就是會要排隊買禮物,類似這種思維模式,兩位作者最大思維在於一個是「說服」,另一個是「找到真正想要的驅使前進」,這兩個思維我覺得都蠻好,在打造個人品牌可以用「詢問內在真正想要的去驅使自己不拖延」,而因為被強迫做自己不喜歡的工作事務可以用「說服自我,品質懲罰、時間懲罰、財務懲罰」的方式來讓自己前進。

聚焦自己工作內容,而不是全部自己做,有的時候分配工作,可以節省時間,也不用逼自己做不喜歡的事情,最近蠻多人開始兼職很多份工作,兼職除了賺錢以外,因該做一份讓自己快樂而且是有興趣的事情,才能長久,搞不好未來副業變成主業都有可能,把摸索時間留給專業的人,讓自己產出有效率的事情,因此適當派遣事務分擔出去是正確的。

《最高生產力工作法》書裡面有提到三的法則,書中有舉例大石頭、小石頭、沙子,主要是在訴說要如何優先排列工作順序,善用日曆安排時間,如何把一天的時間排定好,不過我在看這篇章的時候,讓我想到這部哲學影片….

讓我們思考人生與時間管理吧~

https://www.youtube.com/watch?v=R0C_uHXiH10

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